日本公司或是在日華僑華人在中國國內辦理某些手續或提起訴訟、仲裁時，常常需要提交一些在日本制作或是取得的文書，而這些文件是不能夠直接在國內使用想，為證明其有效性及真實性，往往被要求在日本辦理文書的公證認證。日本公司要如何辦理公證認證呢？
在日本文書分為兩種：公文書和私文書。
1、公文書
所謂公文書，就是指由國家或是地方自治團體的機關或是職員按其職能而制作的文書，比如市民票謄本、嬰兒出生的屆出證明書、公司謄本及印章證明書等。這些文書出自公權機構，所需公證認證程序相對簡單。
所需程序分兩步：
（1）日本外務省認證程序；
認證目的：證明該公文書確實由真實的公權機構制作。
所需基本材料：
①需認證的公文書；
②申請表；
③申請人身份證明；
如由代理人辦理手續，則還需合乎格式的委托書，申請人身份證明換成代理人的身份證明。若申請人是法人，可由法定代表人親自辦理或通過代理人辦理。
（2）中國查證申請服務中心的認證程序。
認證目的：證明該文件確實經過日本外務省的有效認證。
所需基本材料：
①經日本外務省認證的公文書及其復印件；
②申請表；
③申請人身份證明及其復印件；
如由代理人辦理手續，則還需合乎格式的委托書以及代理人的身份證明及其復印件，申請人身份證明可只準備復印件。若申請人為法人，可由法定代表人親自辦理或通過代理人辦理。
2、私文書
所謂私文書，即民間制作的文書，由個人、企業或其他民間機構等制作的委托書或宣誓書等。該類文書的公證認證手續需證明文書確實是由文書中所記載的當事人制作，所以與公文書相比，私文書的公證認證程序更加復雜。
一般情況下所需程序分以下四個流程：
（1）公證役場公證程序；
認證目的：類似國內公證處，證明該私文書確由當事人制作。
所需基本材料：
①需公證的私文書
②文書當事人的身份證明及其復印件（若當事人為法人，則需要公司謄本以及文書中所使用的代表印的印章證明書。）
③申請人身份證明
如由代理人辦理手續，則還需合乎格式的委托書以及代理人的身份證明。若當事人為法人，可由法定代表人親自辦理或通過代理人辦理。
（2）法務局認證程序；
（3）日本外務省認證程序；
通常情況下，私文書完成公證役場公證程序后還要經過“法務局認證程序”（旨在確認公證役場之公證人的真實性）和“日本外務省認證程序”（旨在確認法務局認證的真實性），手續較為繁瑣。但若在“東京都、大阪府、神奈川縣”內的公證役場辦理公證的話，可享受“一站式”服務，即流程中的2和3兩個環節可一并辦理，無需提交其他材料。
（4）中國查證申請服務中心的認證程序。
認證目的：證明該文件確實經過日本外務省的有效認證。
所需基本材料：
①完成1、2、3程序的私文書及其復印件
②申請表
③文書當事人身份證明及其復印件（若當事人為法人，則需要公司謄本、文書中所使用的代表印的印章證明書，以及法人代表個人身份證明的復印件。）
如由代理人辦理手續，則還需合乎格式的委托書、代理人的身份證明書及其復印件，申請人身份證明可只準備復印件。若當事人為法人，可由法定代表人親自辦理或通過代理人辦理。）
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