在香港成立的公司都須要委任“公司秘書”，而作為香港上市公司的公司秘書，工作職能會變得更為廣泛，將對香港公司的發(fā)展方向、行政和公司治理產(chǎn)生重要作用，因而對其任職資格也提出了更為嚴(yán)苛的要求。本文將為大家重點(diǎn)介紹香港上市公司秘書的任職要求與工作職責(zé)，希望對即將赴港上市或已上市的公司有所幫助。
任職資格
擔(dān)任一般的非上市香港公司秘書者可以是自然人，也可以是法人社團(tuán)，而香港上市公司中的公司秘書必須是自然人。香港的法規(guī)對于上市公司秘書的要求也更為嚴(yán)苛，根據(jù)《香港聯(lián)合交易所有限公司證券上市規(guī)則》, 各上市公司均需委任最少一名公司秘書, 須具備以下一項(xiàng)專業(yè)資格：
(1) 香港特許秘書公會（HKICS）會員;
(2) 香港《法律執(zhí)業(yè)者條例》所界定的香港律師或大律師;
(3) 香港《專業(yè)會計(jì)師條例》所界定的會計(jì)師。
實(shí)際的公司秘書委任中，還會有“聯(lián)席公司秘書”這個(gè)角色。這是香港聯(lián)交所考慮到業(yè)務(wù)和營運(yùn)地在大陸或者國外的上市公司, 其內(nèi)部人員可能也有處理公司合規(guī)的經(jīng)驗(yàn)或資格, 但卻不足夠滿足以上的資格的要求。因此，允許上市公司向聯(lián)交所申請委任一名外部的合資格人士, 聯(lián)同其內(nèi)部人員(如：CFO、董秘)一同出任 “聯(lián)席公司秘書”。一般在經(jīng)過3年過渡年限后, 可向聯(lián)交所說明該內(nèi)部人員已累積足夠經(jīng)驗(yàn), 可單獨(dú)出任公司秘書。
職責(zé)與所扮演角色
香港上市公司秘書的工作職責(zé)不但需要為董事會服務(wù)，而且面向公司全體股東和投資者以及利益相關(guān)者，且擔(dān)負(fù)公司運(yùn)營方面的行政職能。其主要職責(zé)包括：
1、建立、維護(hù)和不斷完善公司之法律文件檔案，并確保及時(shí)地向報(bào)送和存檔各種法律文件；
2、與香港聯(lián)交所以及證券登記公司等保持暢順的溝通，每月接收公司股東名冊并向聯(lián)交所每月報(bào)送股份變動情況表；
3、依照公司及董事所應(yīng)履行持續(xù)責(zé)任的要求，建立和完善公司的有關(guān)股份買賣和持股情況的登記檔案和程序；
4、依照香港法例和上市規(guī)則的要求，及時(shí)做好各種申報(bào)和備案工作，以及妥善地應(yīng)對各種監(jiān)管機(jī)構(gòu)的查詢和溝通工作；
5、協(xié)助起草和審閱董事會和股東大會的通知和決議等文件并就有關(guān)的程序和要求提供咨詢意見；
6、協(xié)助公司起草、審閱及修改中期報(bào)告及年度報(bào)告并就相關(guān)的問題提供咨詢意見和協(xié)助(不含財(cái)務(wù)報(bào)告)；
7、協(xié)助公司就各類公告以及董事會會議的安排與相關(guān)文件保持與聯(lián)交所及(如需要)香港證監(jiān)會的聯(lián)絡(luò)；
8、根據(jù)董事會的命令，對自身名義對外發(fā)表公告(如需要)，并相應(yīng)地承擔(dān)法律責(zé)任；
9、為公司及董事應(yīng)履行的持續(xù)責(zé)任提供協(xié)助，以促進(jìn)和提高公司的管治水平及確保公司的運(yùn)作符合各種法律和監(jiān)管要求；
10、就公司依照《公司章程》、聯(lián)交所《證券上市規(guī)則》以及適用的法例所應(yīng)遵守的各種法律和監(jiān)管要求以及召開董事和股東會議的各種文件以及制度和程序向公司董事局提供意見及協(xié)助；
11、作為公司授權(quán)代表，負(fù)責(zé)與聯(lián)交所聯(lián)系及溝通，并就所涉及的事宜向董事局提供意見協(xié)助。
由此可見，香港上市公司秘書在公司對外事務(wù)中扮演了重要的“中間溝通人”角色，協(xié)助董事會成員與監(jiān)管部門、聯(lián)交所進(jìn)行聯(lián)絡(luò)溝通以確保企業(yè)合規(guī)。
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